업무 생산성 향상의 핵심! 일정관리의 중요성
일정관리 프로그램을 사용해보신 적이 있으신가요? 동일한 시간 안에 처리할 수 있는 절대적인 업무량이 늘어나면, 업무 생산성 향상은 물론 효율에도 긍정적인 영향을 미칩니다. 이를 위해 일정관리 툴이나 개인 업무 관리 툴을 활용해 개개인의 업무 생산성을 높혀 불필요한 시간이나 자원의 낭비를 줄일 수 있어 비용 절감 효과를 가져올 수도 있죠. 특히 일정 관리를 통해 업무 생산성이 높아지면 시간적 여유가 생기고 업무 부담이 줄 수 있어 스트레스 감소에도 도움이 됩니다. 이렇게 일정관리를 통해 업무 효율이 향상되면 기업의 전반적인 경쟁력을 높여 시장 내 우위를 확보할 수 있다는 점에서도 개개인의 일정관리는 중요한 요소입니다.
업무 생산성 향상을 돕는 팁 3가지
일정 관리 전략 수립
업무의 효율을 높이기 위해서는 작업 목록을 작성하고 우선순위를 설정해 효율성을 높이는 일정 관리 전략을 수립해야 합니다. 업무 시간과 규칙적인 휴식 시간을 설정하고 타임 블로킹을 진행하는 것이 좋죠. 이때 하단에서 소개해드릴 솔루션을 이용하면 업무 관리에 도움이 됩니다.
개인 일정관리 툴 3가지
1) 트레버(Trevor) AI
트레버(Trevor) AI는 일정관리 툴로, 시간 차단 기능을 활용하여 집중력을 회복하게 도와주죠. 이 도구를 활용하면 하루를 블록으로 나누고 시간을 차단해 생산성 향상을 도와주는데요, 방해 요소를 줄여 효과적인 일정 관리를 할 수 있도록 도와주죠. 특히 Trevor AI 기반 시간 차단 기능을 활용하면 우선순위대로 시간을 효율적으로 할당할 수 있어 시간 관리에 큰 도움을 줍니다. 또한 스마트 자동 예약 기능이 있어 자동으로 일정 관리를 할 수 있는 편리성까지 갖추고 있죠.
2) 타임 히어로
타임 히어로(TimeHero)는 업무를 관리하고 계획 및 추적하는 데 적합한 일정 관리 솔루션입니다. 일정을 계획에 소요되는 시간을 줄이고 실제 업무 시간을 늘리도록 도와주는 툴인데요, AI 기반의 타임 히어로(TimeHero) 기능은 마감일을 기준으로, 자동으로 작업을 계획하고 예약할 수 있으며, 회의나 휴가 등 업무에 영향을 주는 일정에 따라 작업량 변경도 가능하죠. 또한 Gmail, Slack, Zoom 같은 협업 툴과 통합해 사용할 수 있고, 달력을 연동해 하루 일정 관리 및 일정을 개선할 수 있습니다.
3) Clockwise
Clockwise는 최적의 회의 시간을 찾아 업무 생산성을 보호하는 AI 기반 달력 및 일정 관리 솔루션입니다. Clockwise를 활용하면 업무 시간이나 회의 시간이 겹치는 것을 최소화하고 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있는데요, 대시보드에 근무 시간, 선호하는 회의 시간, 한 주당 원하는 집중 시간 등을 설정할 수 있습니다. 예약 링크를 통해 캘린더에 일정을 정리하고 팀 구성원에게 적합한 시간을 찾아줄 수 있는 솔루션이죠. Slack, Zoom 계정과도 연결할 수 있으며, 분석 기능을 통해 집중 시간과 충돌 시간을 조율할 수 있도록 도와주는 개인 업무 관리 툴이기도 합니다.
업무 프로세스 최적화
일정 관리 전략이 수립되었다면 수동으로 공수가 많이 들어가는 프로세스를 개선하면 좋습니다. 업무 흐름과 사용 리소스 등을 파악하여 자동화할 방안을 모색하면 좋죠. 해당 단계에서는 타겟하는 업무 자동화가 가능한 지, 자동화 및 프로세스 최적화를 통해 얻을 수 있는 효용을 잘 따져본 후 진행하는 것을 추천드립니다.
협업 및 커뮤니케이션 강화
팀원 간 원활한 소통 역시 업무 효율 향상을 위한 키포인트 인데요, 업무 효율 향상은 단기간에 이뤄내기 어려우며 지속적인 노력이 필요하기에, 적절한 협업 툴을 활용해 업무 생산성을 높일 수 있습니다.
업무 프로세스 개선 목적의 추천 협업 툴
1) 먼데이닷컴
먼데이닷컴은 클라우드 기반의 비즈니스 관리 소프트웨어로, 업무 프로세스 관리 및 협업 강화에 도움을 주는 툴입니다. 테스크 할당, 프로젝트 추적 등 다양한 기능을 제공하기에 조직 내 업무 프로세스 개선으로 업무 생산성을 향상시킬 수 있습니다. 먼데이닷컴은 커스터마이징이 가능한 워크플로우가 특징으로, 리소스 관리 및 시간 추적에 알맞은 도구인데요, AI 도구로 200개 이상의 타사 앱과 연동되어 업무 생산성을 높여주고 최적화된 프로세스 수립이 가능하게 도와줍니다.
스윗
스윗은 동시다발적으로 진행되는 프로젝트를 관리할 수 있는 협업 프레임워크를 지원합니다. 커뮤니케이션 기능, 업무 관리 및 추적 기능 등을 바탕으로 업무 마감일 정보를 확인해 주며 체크리스트를 가지고 업무 관리를 할 수 있게 도와주죠. 5가지 프로젝트 뷰를 갖추고 다양한 요구 사항을 충족할 수 있도록 설계할 수 있어 맞춤형 관리를 하기 좋습니다.
클로바인
클로바인은 프로젝트를 위한 모든 업무를 생성 후 실무 인력을 배치하여 업무 관리를 할 수 있는 도구입니다. 프로젝트 참여자의 개인 업무 관리 목적으로도 활용할 수 있고, 작업의 진행률과 역할을 직관적으로 파악할 수도 있죠. 또한 업무 태스크에는 다양한 관리 기능이 있어 체계적인 프로젝트 관리가 가능합니다. 또한 클로바인의 간트차트 기능을 활용하면 연관된 태스크 종류와 담당 구성원 별 필터 지정으로 각 팀원의 역할과 책임을 표기하고, 업무 진행 상황을 쉽게 파악하고 관리할 수 있습니다.
오늘은 업무 효율 향상을 높일 수 있는 팁과 업무 생산성 향상에 필요한 일정관리 툴을 소개해 드리며 개인 업무 관리 툴로도 활용할 수 있는 도구까지 총정리해 드렸습니다. 평소 업무 프로세스 개선이나 업무 생산성을 높일 방법을 고민하고 계셨다면, 오늘 알려드린 정보를 활용해 보다 똑똑한 일정 관리, 업무 관리를 해보시기를 바랍니다.
